Предприятие AMV Metall OÜ, основанное в 2014 году, предлагает решения для производства и проектирования металлоконструкций. Его главная цель – предлагать своим клиентам продукцию и специальные решения самого высокого качества. Важную роль в бизнес-модели AMV Metall также играет и установка готовых конструкций, поскольку данная услуга дает клиентам уверенность в том, что предприятие несет полную ответственность за выполняемую им работу и предлагаемое качество.
Предприятие AMV Metall начало использовать Begin еще в ноябре 2019 года, после того как несколькими месяцами ранее к его команде присоединилась новая работница Айрика Лайноя. Ранее Айрика уже использовала Begin на своей предыдущей работе, и она смогла на личном опыте убедиться, насколько это программное обеспечение упрощает контроль за рабочим временем и управление им. В итоге именно Айрика предложила совету директоров AMV Metall начать использовать программное обеспечение Begin, и после ознакомления с соответствующими фактами и расчетами совет директоров немедленно согласился с этим предложением.
Айрика Лайноя согласилась поделиться с нами своим положительным опытом использования программного обеспечения Begin.
Откажитесь от бумажных листов и автоматизируйте процессы учета рабочего времени
Каковой была ситуация до внедрения программного обеспечения Begin?
До программного обеспечения Begin предприятие AMV Metall использовало бумажные листы учета рабочего времени, которые располагались в комнате отдыха работников и заполнялись каждым работником вручную. Проблема заключалась в том, что иногда работники забывали добавить рабочие часы в определенный день, а затем пытались вспомнить свои часы за всю неделю, в результате чего очень часто эта информация была неверной. Также были случаи, когда работники уходили с работы до окончания рабочего дня или отсутствовали на работе, а потом в конце недели они забывали об этом и записывали в листах полное рабочее время.
Еще одной проблемой было то, что для некоторых работников рабочий день начинался, когда они подъезжали к зданию, и заканчивался, когда они садились в машину, отправляясь домой. Это означало, что все переодевания, мытье посуды, кофе-брейки и перекуры включались в рабочее время. Таким образом, в случае некоторых работников средняя потеря рабочего времени могла составлять до 30 минут в день, хотя в основном она оставалась в пределах 15 минут в день.
Далее каждый руководитель отдела брал листы учета рабочего времени и проверял все содержащиеся в них данные. Часы подсчитывались и отправлялись в бухгалтерский отдел. Очень часто в листах отсутствовала какая-нибудь важная информация, и весь процесс получения расчетных листков по зарплате занимал почти неделю. Все это было настоящей головной болью.
Как обстоят дела сейчас, после внедрения программного обеспечения Begin?
После внедрения программного обеспечения Begin наибольшую пользу нам приносит оцифровка данных и избавление от бумажных листов по учету рабочих часов.
«Отслеживание рабочего времени можно выполнять где угодно, а данные и отчеты легко и быстро доступны. Кроме того, наши руководители могут удаленно видеть, кто из работников присутствует на работе, в какое время они прибыли или сколько времени длился их рабочий день», – добавила Айрика.
Для совета директоров еще одной большой победой стало приложение Begin Time. Благодаря геолокации члены совета получили возможность точно видеть, где и когда начался рабочий день работников, занимающихся строительными работами. До этого контролировать рабочее время этих работников было очень сложно.
Как показывают вышеприведенные цифры, AMV Metall за год экономит на расходах на рабочую силу примерно 24 216 евро.
Айрика резюмировала свой положительный опыт следующим образом: «Раньше обработка данных о рабочем времени и заполнение расчетных листков по зарплате занимало около недели. Теперь же, с учетом проверки данных за предыдущий рабочий день и их ежедневного подтверждения (что занимает около 10–20 минут, то есть почти пять часов в месяц), а также внесения необходимых исправлений, для заполнения расчетных листков по зарплате нам требуется в среднем один рабочий день в месяц. Значительно изменилась и дисциплина работников, то есть рабочее время соблюдается более строго».
Откажитесь от бумажных листов и автоматизируйте процессы учета рабочего времени
