Табель учёта рабочего времени и что о нём нужно знать
По мере роста расходов на ведение бизнеса, предприятия стараются найти новые возможности для сокращения этих расходов во всех возможных областях. Один из инновационных примеров – переход с ведения учёта рабочего времени на бумаге на дигитальную платформу.
Это помогает не только сэкономить по нескольким показателям, но и сделать предприятие более конкурентоспособным. Надёжная система учёта рабочего времени поможет не только собрать воедино всю информацию о рабочих часах, но и понять, кто, где и как эти часы потратил.
Так в чём вообще смысл ведения табелей?
С точки зрения управленческого учёта, данные табелей используются в основном для:
- Расчёта зарплат
- Управления персоналом
- Финансового учёта
Табель является своеобразной базой данных, в которой содержится вся нужная информация для выплат сотрудникам. Также, он является неким доказательством того, что, кто и когда делал для возможных споров.
Табеля можно также использовать в управлении проектами. Зная, сколько точно часов команда использует для решения тех или иных задач, Вы сможете более точно составлять ценовые предложения и оптимизировать рабочий процесс.
Эти же самые данные о рабочих часах, могут сделать работу сотрудников более прозрачной, если обогатить ими данные из других систем. Эффективность работы различных исполнителей на одной должности, тенденции в длине пауз и выходных и т.д. Эта же информация, кстати, может быть доступна и сотруднику для самоанализа.
Но как убедить сотрудников заполнять табеля своевременно?
1 Максимально упростите процесс регистрации
Регистрация своего рабочего времени не должна отнимать у сотрудника дольше 5-10 минут в неделю. Если кто-то тратит столько каждый день, то весь процесс учёта часов теряет смысл, т.к. на администрацию тратиться время, которое можно было бы потратить на работу.
2 Максимально упростите процесс передачи данных
Некоторые предприятия, в погоне за точностью или перепроверкой, делают процесс передачи слишком сложным. Постарайтесь либо полностью автоматизировать этот процесс, чтобы информация и комментарии сотрудников двигались без лишних преград
3 Объясните сотрудникам, что они выиграют от вовремя поданных табелей
Простое и понятное объяснение Ваших мотивов – лучшее решение. Объясните, как используются или будут использованы данные из табелей рабочего времени. Следует отметить и то, как они не будут использоваться. Поясните, как различные проводки помогают сотрудникам получать справедливую плату за свой труд. Проведите параллель между ускорением учёта часов, расчёта зарплат, повышением доходов и ростом зарплат.
4 Автоматизируйте табеля учёта рабочего времени
Постарайтесь максимально уйти от ручного ввода и мануального передвижения данных. Это сэкономит огромное количество часов работы различным руководителям, бухгалтерам и другим сотрудникам. Также, автоматизация уменьшит количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Чем проще и быстрее всё проходит, тем больше сотрудники будут ценить прозрачность процесса и быстрее его принимать.
5 Не наказывайте сотрудников за честность
Почти все могут и готовы отчитываться по отработке проектных часов. Но почти никто не хочет/может отчитываться о часах, потраченных в категории Разное. Чем подробнее (в пределах разумного) сотрудник отчитывается о своей деятельности, тем проще вести анализ процессов и искать места для улучшения. Не ругайте сотрудника. Найдите проблему и помогите ему её исправить.
6 Будьте аккуратны с наказаниями/премиями за несоблюдение графика
Иногда очень хочется начать наказывать рублём тех, кто системно опаздывает и премировать тех, кто приходит раньше. Но будьте аккуратны – человеческая психология не всегда укладывается в рамки логики. Любые системы штрафов и премий неизбежно окажут влияние на атмосферу в фирме.
При любой такой системе следует провести просветительную работу с сотрудниками, чтобы они понимали логику. Если большая часть коллектива с ней согласна, то можно начинать. Разумеется, всегда найдутся те, кто в принципе против любых правил и прозрачности. Тут уже возникает вопрос о том, подходят ли они для Вашего предприятия.
К сожалению, традиционный табель – не лучшее решение
Традиционный бумажный табель, который используется уже очень давно, сегодня – не лучшее решение. Мир, процессы и задачи меняются слишком быстро, чтобы считать часы на бумажке. Особенно это чётко видно в ситуациях, когда предприятия переходят на бережливый или гибкий метод учёта рабочего времени.
Проблемы бумажных табелей известны всем: часы путаются, данные подаются с задержкой, не ясно что было на самом деле сделано. Такова участь всех устаревших инструментов и методов. К счастью, сегодня есть намного более эффективные решения.
Так какие технологии помогут сделать табель учёта рабочего времени удобным и современным инструментом?
Универсальный инструмент для учёта поможет и с табелями. Если не делать систему учёта часов слишком сложной, то станет прыжком с бумаги.
- Быстрая обработка и ввод
- Обширный функционал для дополнений
- Может стать сложным для редактирования
- Чем больше редакторов, тем выше риск ошибок
Тот же Excel, но бесплатный и в облаке. Убирает нужду в создании корпоративной среды для обмена фаилами.
- Облачное решение – доступно всем и везде
- Не нужны лицензии на каждого сотрудника
- Нужен доступ в Интернет
- Функционал чуть более ограничен
3 Выделенная система
На рынке есть довольно много различных систем, которые помогут вести табеля рабочего времени, от гигантских ERP до маленьких калькуляторов. Решение Begin совмещает в себе простоту бесплатных и лёгких решений с уникальными возможностями регистрации времени в табелях крупных систем.
- Широкие возможности настроек
- Подходит для мобильной рабочей силы
- Данные доступны в облаке в зависимости от прав
- Идеальное решение для небольших и средних предприятий
В итоге
Каждое предприятие самостоятельно решает, какие инструменты использовать для ведения табелей учёта рабочего времени.
- Вот такая табличка в Excel, чтобы можно было быстро завести часы
- Похожая матрица в Google Sheets, чтобы расширить круг сотрудников с доступом к просмотру/вводу данных
- Или, чтобы максимально отказаться от ручного ввода часов руководителями, современная облачная система. Попробуй Begin неделю бесплатно уже сегодня!
